Aprender sobre la elaboración de proyectos de manera correcta es importante para tomar una buena decisión en tu inversión. En este artículo brindaremos la información necesaria para saber cómo se elabora un proyecto, cómo comenzar con los proyectos de la manera correcta y de manera sencilla.

La elaboración de Proyectos requiere de una metodología que sea capaz de reducir al máximo el umbral de incertidumbre que siempre existe tras una decisión. No es un fin en sí misma, es un instrumento que tal vez nos permitirá lograr de mejor manera el éxito, es decir, concretar nuestros objetivos. Ninguna metodología puede asegurar el éxito absoluto dado que es imposible lograr un conocimiento cabal de todas las variables y todos los factores que entran en juego.

Tras esta última afirmación subyace una noción de realidad que reconoce en ella un alto grado de complejidad, dinamismo e independencia respecto de lo que podría ser deseable de nuestras decisiones, esto es válido de manera significativamente especial las inversiones, en donde una mala decisión puede costar mucho dinero perdido.

Planificar y organizar de manera correcta un proyecto es crítico para el éxito futuro de la inversión, desde la delimitación de objetivos, el alcance, el plan de acción, hasta la asignación de recursos y la definición de requisitos. Cuando tienes que crear tu primer plan de proyecto, puede que no sepas ni por dónde empezar. ¿Cómo puedes calcular con precisión cuánto tiempo vas a tardar en terminar las tareas? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en entregables concretos? ¿Qué pasa si algo va mal?

La elaboración de proyectos en su fase de inicio

En primer lugar, es necesario entender el ciclo de vida de un proyecto, pues sea cual sea la metodología o proceso elegido, cada proyecto debe comenzar en algún lugar. Debes conocer que todo proyecto debe seguir los siguientes pasos: Planear, Organizar, Ejecutar, Monitorear y Retroalimentar. En la fase de planificación se debe obtener información del entorno tanto interno, como externo, tanto con el equipo de trabajo, como con los clientes y partes interesadas. Cualquier información que manejes se recopila para establecer y definir el alcance, los tiempos y el costo del proyecto. Esta es la preparación básica del proyecto, en la que identificas las partes interesadas, el equipo, las metas, los objetivos y los resultados esperados.

Paso 1: Análisis situacional de la empresa y partes interesadas (Stakeholders)

Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan de proyecto.

Reúnete con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para hablar sobre sus necesidades y expectativas y establecer las bases de referencia para el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma. A continuación, crea el documento de declaración de objetivos y condiciones para completar los detalles del proyecto, coordinar al equipo y reducir el riesgo de costosos malentendidos. Para el análisis situacional y establecimiento de línea base deberás realizar la investigación de los elementos técnicos, organizacionales, comerciales y hasta ambientales requeridos para la ejecución de tu inversión

Paso 2: Fijar y priorizar los objetivos.

Una vez que tienes una lista de necesidades de las partes interesadas, priorízalas y fija los objetivos específicos del proyecto. Con ellas podremos esbozar los objetivos del proyecto (los beneficios que esperas conseguir). Detalla tus objetivos (y las necesidades de las partes interesadas que cumplen con cada uno de ellos) en tu plan de proyecto de modo que se puedan comunicar de una manera clara y compartir fácilmente.

Paso 3: Definir los entregables.

En la Elaboración de proyectos, identifica los entregables que necesitas producir para cumplir con los objetivos del proyecto. ¿Cuáles son los productos específicos que se espera que termines? A continuación, haz una estimación en tu plan de las fechas límite para cada entregable. (Puedes fijar las fechas reales cuando te sientes a definir el programa del proyecto en el siguiente paso).

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Paso 4: Crear un programa de proyecto.

Echa un vistazo a cada uno de los entregables y determina la serie de tareas que se tienen que completar para conseguir cada uno. Para cada tarea, define la cantidad de tiempo que necesitarás, los recursos necesarios y quién se encargará de completarla.

Después, identifica cualquier dependencia. ¿Hay alguna tarea que tenga que ser completada antes de empezar otras? Introduce los 1entregables, las dependencias y los hitos en tus diagramas de Gantt de Wrike o en cualquier otro modelo o aplicación en línea disponible.

Paso 5: Realiza la valoración financiera.

Una vez identificados todos los elementos necesarios para el funcionamiento de tu proyecto deberás elaborar la valoración financiera para determinar si tu inversión será rentable. En la valoración financiera, cada información obtenida de los análisis previos se traduce en valores monetarios. Es así que el análisis comercial se traduce en la previsión de ingresos; el análisis organizacional determinará los gastos fijos de administración y operación; el análisis técnico determinará los costos de producción, los requerimientos de infraestructura y maquinaria; todo esto, entre otros valores que, finalmente deberán contemplarse en un análisis costo – beneficio, que establecerá el éxito financiero de tu proyecto.

Paso 5: Realizar una evaluación de riesgos.

En la Elaboración de proyectos nada está exento de riesgos y no te harás ningún favor si te limitas a cruzar los dedos y esperar que todo salga bien. ¿Hay algún problema que sepas por adelantado que puede afectar a tu proyecto, como por ejemplo unas vacaciones de dos semanas de uno de tus trabajadores clave? ¿Qué circunstancias inesperadas podrían hacerte sufrir un pequeño traspié? (Piensa en situaciones como la época de resfriados y gripes o en una pérdida accidental de datos).

Ten en cuenta los pasos que deberías dar para evitar que se produzcan ciertos riesgos o para minimizar su impacto negativo. Lleva a cabo una gestión de riesgos para asegurarte de que estás preparado.

Paso 6: Presentar el plan de proyecto a las partes interesadas.

Explícales cómo tu plan aborda las expectativas de las partes interesadas y preséntales tus soluciones para los posibles conflictos. Asegúrate antes de que tu presentación no es de sentido único, sino que debe ser un consenso entre todos. Tendrás que definir los cargos: ¿Quién tiene que ver qué informes y con qué frecuencia? ¿Qué decisiones tendrán que ser aprobadas y por quién? Comunica con claridad. Asegúrate de que las partes interesadas sepan exactamente lo que se espera de ellos y conozcan las acciones de las que son responsables. Solo por el hecho de que sea obvio para ti, no significa que lo sea para ellos.

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CONCLUSIÓN

La Elaboración de Proyectos es una metodología que busca establecer un ordenamiento lógico de los pasos necesarios a seguir para concretar de la manera más eficaz posible determinados objetivos. No es un fin en sí misma, es un instrumento que nos aproxima pero que no nos puede asegurar que lograremos el éxito. En el sentido de impulsar o conducir procesos de desarrollo cultural, con la utilización de esta metodología, no obstante, lo que se busca es conocer y controlar el máximo de variables posibles, de manera tal de reducir los márgenes de error y de incertidumbre que encontramos en una realidad concebida como dinámica y compleja.

Según decíamos, ninguna metodología puede asegurar el éxito absoluto ya que resultará del todo imposible lograr un conocimiento y control absoluto de todas las variables y todos los factores. Esta perspectiva, nos permite comprender que ya no es posible sostener que las situaciones o problemas presentes en la realidad puedan ser comprendidos, caracterizados y enfrentados de manera unilateral. Cada vez más se cuestiona esta forma de entender el desarrollo local recomendándose una aproximación holística, multidisciplinaria, participativa e integral.